Блог ректора: «Информационный центр НГУЭУ — прогрессивная технология оказания услуг»

Один из ключевых проектов этого учебного года — создание в НГУЭУ Информационного центра (ИЦ). Большинству сотрудников он известен под названием «супердеканат», потому что мы начали его внедрение в структуру вуза с объединения таких стандартизированных функций деканатов, как выдача справок «Действительно является студентом» и справок-вызовов.

1. Отсутствие единой информационной базы, усложняющее получение достоверной и оперативной информации по запросам клиентов.
2. Неэффективный обмен информацией внутри университета.
3. Дублирование отдельных функций на разных уровнях управления.
4. Необходимость разгрузки деканатов от «технической» работы.

Таким образом, информационный центр позволит объединить все технологические функции не только деканатов, но других подразделений (отдела кадров, финансовых, юридических и иных подразделений), и будет работать по принципу «единого окна». Это позволит предоставить студентам, преподавателям и сотрудникам больше времени на учебу, науку и креатив, — за счет совершенствования и автоматизации бизнес-процессов университета.

О создании проектного офиса «Информационный центр» я объявил 31 августа 2018 года на ежегодном собрании преподавателей и сотрудников перед началом нового учебного года. Первые услуги Информационный центр начал оказывать в ноябре 2018 года. На прошлой неделе руководитель проектного офиса «Информационный центр» Константин Юрьевич Сухоруков представил Ученому совету НГУЭУ планы по развитию информационного центра и первые результаты работы:

• теперь студенты через личный кабинет могут подать заявления для получения справок, академического отпуска, перевода на другую образовательную программу или форму обучения, перевода на бюджет — такой способ оказался удобным для студентов (80% подают заявления через личный кабинет и большинство предпочитает получать справку в электронном виде на e-mail);
• время подписания приказа о смене ФИО обучающегося сократилось в 5 раз за счет того, что мы убрали все этапы согласования, наделив этими полномочиями руководителя ИЦ;
• у структурных подразделений появился удобный сервис для информирования обучающихся и их родителей путем рассылки SMS.

Студенты положительно оценивают это нововведение — и по результатам автоматизированных опросов, и по комментариям в газете «Наша Академия» видно, что более 80% имеют позитивный опыт взаимодействия со специалистами Информационного центра, отмечают их клиентоориентированность и удобство организации процесса (не нужно приезжать в университет, чтобы подать заявление и даже забрать готовую справку, не приходится долго ждать — документ готов в течение 1-3 дней после подачи заявки).

Однако в среде ППС вуза проект «Информационный центр» встретили настороженно. С одной стороны, мне понятны причины — часто всё новое вызывает недоверие, многие процессы перекраиваются полностью, и преподаватели не хотят отказываться от привычных вещей, не приемлют новшества, например, необходимость вести электронные журналы. Но надо принять тот факт, что перемены — это залог развития, и вспомнить, что в НГУЭУ уже были реформы, которые поначалу встречали «в штыки», но потом согласились с их необходимостью и эффективностью. Радует, что есть и те, кто поддерживает идею создания информационного центра и оптимизации бизнес-процессов, особенно много таких людей среди прогрессивных молодых преподавателей НГУЭУ.

Второй «оплот сопротивления» — это сотрудники деканатов. Они обеспокоены своим будущим, потому что не все понимают свое место и роль в новой системе. Действительно, это достаточно серьезный вопрос. Сейчас работа деканатов делится на два направления: технологические моменты (справки, заявления и т.п.) и содержательные вещи (работа со студентами в плане их мотивации к учебе, научной деятельности, формирования личности и активной жизненной позиции, профориентации и наставничества старших курсов над младшими; работа с преподавателями — стимулирование их к применению новых образовательных технологий, участию в научных исследованиях, взаимодействию с внешней средой и активное включение во все направления жизни университета).

Деканат долгое время воспринимался как место, где занимаются как раз техническими вопросами организации учебного процесса: выдают справки и ведомости, отчисляют и переводят студентов, отправляют на пересдачи и т.п. Но наш вуз динамично развивается и содержательная нагрузка растет. На мой взгляд, деканат должен стать местом, где создают рабочую, развивающую и мотивирующую атмосферу и для студентов, и для преподавателей. Параллельно мы внедряем единую систему планирования деятельности факультетов, которая будет соотноситься с общими KPI вуза и позволит грамотно выстроить работу по всем направлениям нашей деятельности. Уже сейчас по этим пробным планам видно, что на деканатах будет лежать большая ответственность, поэтому мы и решили разгрузить их, передав стандартные функции в единый информационный центр. Однако встал другой вопрос: не все сотрудники деканатов могут работать в новой системе. Кто-то к этому просто не приспособлен, а кто-то не хочет адаптироваться к новой реальности. Предлагаю сотрудникам деканатов ответить сначала себе, а затем администрации вуза на вопрос: являетесь ли вы клиентоориентированным, вызывают ли у вас напряжение контакты с людьми, есть ли у вас подготовка и желание изучать новые IT-программы, в том числе оцените ваш уровень владение компьютером. Если вы положительно отвечаете на эти вопросы — приходите на собеседование к руководителю проектного офиса «Информационный центр» Константину Юрьевичу Сухорукову и проректору по организационным вопросам и информатизации Владимиру Сергеевичу Мельникову. Если ответ отрицательный, поймите, в каких подразделениях НГУЭУ вы могли бы быть востребованы.

Во время обсуждения проекта на заседании Ученого совета встал также вопрос эффективности всех этих нововведений. До недавнего времени в информационном центре работали два, а затем три человека. На данный момент в его составе числится восемь сотрудников и в дальнейшем, с расширением функционала центра, планируется увеличение штата. Коллеги задавали вопросы, связанные с обоснованностью таких затрат. На самом же деле, даже после расширения штата ИЦ эта структура все равно будет более эффективна с экономической точки зрения, потому что произойдет пропорциональное сокращение технического персонала в деканатах и других подразделениях. Новый сотрудник Информационного центра — это сокращение не менее одного сотрудника деканата. Как правило, сокращается два сотрудника деканата.

Напоминаю, что офис Информационного центра находится в пятом корпусе НГУЭУ (каб. 5-219, телефон: +7 (383) 243-95-59, e-mail: ic@nsuem.ru, сайт ИЦ: ic.nsuem.ru, группа ВКонтакте: vk.com/nsuem_ic).